Rimborsi per trasferte, per la non imponibilità basta l’estratto rilasciato da chi ha emesso la carta di pagamento

Ai sensi dell’art. 51, comma 5, del Tuir, le indennità percepite per le trasferte o le missioni fuori del territorio comunale concorrono a formare il reddito del lavoratore, al netto delle spese di trasporto: pertanto i rimborsi delle spese di trasporto non concorrono alla formazione del reddito di lavoro dipendente.

A tal fine non è necessario che la documentazione giustificativa dell’effettività del costo sostenuto, sia intestata al soggetto che effettua la trasferta, in quanto per dimostrare che uno specifico onere è stato sostenuto in occasione dello svolgimento della prestazione lavorativa al di fuori della normale sede di lavoro, è sufficiente che le spese stesse risultino sostenute nei luoghi e nel tempo di svolgimento delle trasferte stesse e che siano attestate dal dipendente mediante una nota riepilogativa.

Sulla base di quanto precede, in risposta ad una specifica istanza di interpello l’Agenzia delle Entrate ha chiarito che risulta idoneo a soddisfare i requisiti posti dalla norma (ai fini della non concorrenza del rimborso al reddito imponibile del dipendente) l’estratto conto rilasciato dalla società che ha emesso la carta di pagamento e trasmesso, su supporto cartaceo qualora:

1. tale estratto conto riporti: la data d’acquisto del biglietto aereo/ferroviario; il nome del passeggero e il codice identificativo del dipendente; il centro di costo; il codice identificativo del viaggio; il prestatore d’opera con la descrizione della prestazione, oppure – per i biglietti aerei – la ragione sociale della compagnia aerea, il numero del biglietto elettronico, la classe di prenotazione, la data della partenza/check-in, l’itinerario di viaggio; la valuta e l’importo pagato;
2. dette informazioni siano successivamente confermate attraverso la validazione della nota spese, redatta sempre in forma cartacea, da parte del dipendente destinatario della prestazione al rientro dalla trasferta. Non rileva infatti la circostanza che i documenti elettronici di trasporto rilasciati dai diversi vettori non siano stampati ed allegati alla relativa nota spese;
3. i citati documenti di trasporto elettronici siano conservati in formato elettronico al fine di eventuali controlli.